6 kohtaa, joiden avulla laadit tapahtumabudjetin yrityksesi henkilöstöpäiville

Motivoi henkilöstöä keräämään yhdessä tapahtumabudjettia 💰

Todellisuudessa minkä tahansa henkilöstöpäivän suunnittelu on jatkuvaa prosessia ja henkilöstön ilmapiirin sekä tunnelman analysointia. Luokaa yrityksenne sisällä jokin porkkana, yhteinen tavoite ja palkinto budjetin kokoamiseksi. Näitä voivat olla:

• Tavoite kasvattaa X määrä liikevaihtoa seuraavan kahden kvartaalin aikana. Palkintona tietenkin yhteinen irtiotto koko henkilöstölle!
• Tämän vuoden liikevaihdon tuloksestanne vähentämättömänä X% suoraan ensi vuoden kesäjuhliin

Näin määrittelet budjetin yrityksen tyhy-päiville, kesäjuhliin, kick offiin tai vaikkapa pikkujouluihin

Miettiessäsi henkilöstöpäiväsi budjettia kirjaa ainakin seuraavat asiat ylös. Aloita aina budjetti listaamalla niin sanotut pakolliset asiat  kuten ruokailut, juomat, lokaatio, hlö määrä sekä logistiikka. Muistathan listata summat aina itsellesi alv 0%!

Parhaat muistot henkilöstön kesken koetaan, kun poistutaan mukavuusalueen ulkopuolelle. Kokemukset herättävät muistoja. Muistot yhdistävät ihmisiä. 💭

1. Montako henkilöä henkilöstöpäiville osallistuu? 🤳

Laske henkilöstösi, mahdolliset alihankkijat ja montako kokonaisuudessaan aiot kutsua. Mikäli yrityksesi on isompi kuin 15 hlöä, on jo todennäköistä että kaikki eivät välttämättä pääse osallistumaan ainakaan koko päiväksi. Poikkeuksia toki näissäkin!

2. Mikä on paras lokaatio yrityksen henkilöstöjuhlille?  🌳

Esimerkiksi pääkaupunkiseudulla sijaitsevat yritykset sijoittuvat henkilöstöpäivillään usein pk-seudulle,  joka on ajallisesti ja logistisesti helpointa. On kuitenkin hyvä tiedostaa, että esimerkiksi majoitukset ovat usein halvempia heti Kehä 3:n ulkopuolella.

Listasin alle hyviä sivustoja lokaatioiden sekä aktiviteettien etsimisen avuksi. Muista kysyä aina yritykselle oma tarjous, äläkä pelkää tinkaamista!

• Ravintolat ja erikseen vuokrattavat juhlatilat:
  • https://venuu.fi/  (myös aktiviteetteja)
  • + ravintoloiden sekä ravintolaketjujen omat varaussivut
• Mökkimajoitukset ja huvilat:
  • https://www.airbnb.fi/ 
  • https://www.lomarengas.fi/ 
  • https://www.booking.com/ 
  • https://venuu.fi/
• Hotellimajoitus ja  konferenssitilat:
  • https://www.strawberry.fi/
  • https://www.scandichotels.fi/
  • https://www.hilton.com/fi/ 
  • https://www.holidayclubresorts.com/ 
  • https://www.sokoshotels.fi/ 
  • https://www.booking.com/ 
  • https://venuu.fi/

Mitä myöhemmin lähdet suunnittelemaan henkilöstöpäiviäsi, sitä todennäköisemmin joudut valitsemaan kalliimmat vaihtoehdot. Olethan ajoissa – siis oikeasti. Varaa ainakin 6kk ennen itse päivää. Näin voit lähettää myös save the date -kutsun ajoissa.

3. Mikä on henkilöstöpäiville paras viikonpäivä ja kellonaika? 🗓️

Arkipäivät maanantaista keskiviikkoon ovat usein edullisempia kuin torstaista sunnuntaihin. 
Tyypillisesti kick offit alkavat usein lounaan jälkeen tai jopa aamupalalta, startaten asiaosuudella. Viihteellinen ohjelma jatkuu usein iltapäivästä eteenpäin. 

Tyypillisesti kick offit alkavat usein lounaan jälkeen tai jopa aamupalalta, startaten asiaosuudella. Viihteellinen ohjelma jatkuu usein iltapäivästä eteenpäin. 

Pikkujouluissa välttämättä asiaosuutta ei ole, vaan päivä alkaa suoraan työpäivän päätteeksi. 

4. Miten määritellä ruokailun budjetti henkilöstöpäiville? 🌯

Buffet-ruokailu on usein edullisempaa, koska myös työmäärää tarvitaan vähemmän cateringin puolesta. Meillä suomalaisilla on  myös tapana rakastaa buffettia, koska ruokailu on siinä nopeatempoista, eikä kenellekään varmasti jää nälkä.

Buffet-ruokailut voivat alkaa lähtien 10€ hodari-buffeteista korkealaatuiseen tarjoiluun! Keskimäärin niin sanotussa “perus” buffetissa hintahaarukka ilman juomatarjoilua on 30-40€ luokkaa.

Pöytiin tarjoilu on luonnollisesti juhlavampi, esimerkiksi yrityksen pikkujouluihin tai vuosijuhliin sopiva vaihtoehto.  Esimerkiksi kolmen ruokalajin illallisen lähtöhinta on 40€:sta ylöspäin.

Muista myös välipalat, kahvitukset ja snäksit! Yleinen nyrkkisääntö on, että 3h välein olisi hyvä tarjoilla ruokaa, jotta verensokeri ei laske ja mieli pysyy jokaisella korkealla!

Vinkki: Myös Wolt- ja Foodora-tilaukset ovat oiva vaihtoehto rennompaan ruokailuun! 

5. Montako (alkoholi)juomaa tulisi tarjoilla yrityksen henkilöstöpäivillä? 🍾

Ruokailuun on hyvä varata 1-3 kaatoa per hlö riippuen ruokailun kestosta. Muista myös holittomat sekä teet ja kahvit! 

Hinta vaihtelee usein sen mukaan, onko valitsemallasi lokaatiolla omat A-oikeudet vai ei. Ravintolahinnat nostavat  hivenen juomakustannuksia, mutta helpottavat henkilöstöpäivän tuottamista. Jos päädyt itse ostamaan omat alkoholijuomat, vaatii kauppareissu sekä logistiikka oman työmääränsä. Alkoholittomat juomat ovat aina edullisempia kuin holilliset.

Esimerkki henkilöstöpäivän juomatarjoiluista

• Lounaalla virvokkeet + kahvit/teet
• Iltaosuuden alkaessa alkumaljat koko henkilöstön kesken
• Ruokailussa 1-3 kaatoa/juomaa, riippuen ruokailun kestosta
• Iltajuhlissa nyrkkisääntönä voi varata noin 1 juoma per tunti, riippuen jälleen henkilöstä ja illan ohjelmasta. Drinkkiliput ovat hyvä tapa rajoittaa juomisia! Ei ole myöskään tavatonta, että yritys tarjoaa ruokajuomien jälkeen 3 drinkkilippua ja tämän jälkeen juomat ovat omakustanteisia.

6. Mikä aktiviteetti sopii yrityksen henkilöstöpäiville? 🏅

Yleinen tapa rytmittää mitä tahansa yrityksen henkilöstöpäivä on jaotella päivä asiaosuuteen sekä viihteellisen osuuteen. Asiaosuuskin voi olla hauska sekä osallistuttava, kuten Akreativen luovuusvalmennukset, jossa henkilöstö oppii täysin uusia ideointitapoja!

Muista tutustua myös mitä kaikkea voit yrityksessäsi vähentää verotuksessa. Verohallinnon sivuilta: henkilökuntaedut verotuksessa!

Oma suositukseni on välttää henkilöstön itse tekemiä aktiviteetteja. Me alan asiantuntijat teemme tämän todella paljon nopeammin kuin yrityksesi viisihenkinen työryhmä, joilla on omat asiakkaansa hoidettavana!

Henkilöstöjuhlien tarkoitus ei ole kuormittaa henkilöstöäsi, vaan kiittää heitä hyvin tehdystä työstä!

Parhaimmillaan henkilöstötapahtumat ovat kiitos työntekijöiden panostuksesta. Erittäin yleinen olettamus on, että työhyvinvointien, kick offien tai kesäpäivien suunnittelu olisi henkilöstön mielestä jotenkin hauskaa ja palkitsevaa. Uskokaa pois, tiedän vain kourallisen ihmisiä jotka tästä ovat oikeasti nauttineet.

Kiteytysti yrityksen henkilöstöpäivän budjetin runko:

• Motivoi yrityksesi henkilöstö –: henkilöstöpäivän tulee olla palkinto hyvin tehdystä työstä!
• Rakenna budjettisi henkilömäärästä alkaen
• Listaa kaikki ns. pakolliset asiat ja lähde rakentamaan siitä budjettiasi 
• Muista varata riittävästi budjettia myös muihin, edellä mainittujen kohtien ulkopuoleisia asioihin joita tarvitsette! Näitä ovat muun muassa logistiikkakulut, tekniikkakulut jne.

Oletko jumissa yrityksesi tapahtuman suunnittelussa tai tuotannossa? Ota rohkeasti yhteyttä, autan mielelläni!